Komunikasi Bisnis

REVISI PESAN BISNIS


Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis..Revisi ( Perbaikan ) pesan merupakan tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan menyunting (editng), menulis ulang pesan dan mencetak pesan. Tahap revisi itu perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan disusun sudah bebas dari kesalahan.

Beberapa hal yang harus ditelaah ulang adalah isi maupun pengorganisasiannya, gaya bahasa yang dipakai, susunan bahasanya serta format penulisannya. Untuk penggunaan kata hendaknya memilih kata yang sudah dikenal, singkat dan menghindari kata-kata yang bermakna ganda.

Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’, maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi.

A. Menyunting Pesan (Editing)

Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal yang sesungguhnya tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang ( review) da diperbaiki lagi, baik dari sudut isi amupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.

1. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.

Idealnya,naskah pertama dibiarkan selama beberapa saat sebelum memulai proses penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan rencana semula. Pertanyaan-pertanyaan berikut bias dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi dan format pesan:

 Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis?
 Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus?
 Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup?
 Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?
 Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda?
 Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru?

Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastkan bahwa bagian awal relevan, menarik dan sesuai dangan kemungkinan reaksi penerima. Bagian akhir dikain ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah dirngkas dengan baik dan memberikan kesan positifpada penerima.

Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita, selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Apakah gayanya sudah menimbulkan nada yang sesuai dangan peristiwa? Untuk memastikan kemudahan pembacaan, periksa kembali kosa kata, panjang kalimat dan paragraph dan struktur kalimat. Perlu dicari kemungkinan-kemungkinan pesan lebih menarik melalui penggunaan kata-kata dan ungkapan yang lebih kuat dan bersemangat.

2. Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis.

 Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens.
 Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien).
 Hindari kata-kata yang bermakna ganda.

3. Penggunaan Kalimat yang Efektif

Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:

 Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulissecara tepat.
 Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis.

Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik, penekanan, variasi, paralelisme, dan penalaran.

Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek, predikat dan plus/minus objek. Kesatuan yang diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan kesatuan yang mengandung pertentangan.
Contoh:

 Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal)
 Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan)
 Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di sini
(Kesatuan Pilihan).

Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja, asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya.
Contoh:

 Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik)
 Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik)

B. Menulis Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra perusahaan. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).
Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan pada setiap kata yang memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang bertaliansecara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.


C. Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
Desain pesan yang efektif akan member pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam memproduksi pesan.
Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

 Konsistensi
Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar huruf, spasi dan garis.

 Seimbang
Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan ruang antara teks, gambar dan ruang kosong.

 Terkendali
Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.

 Rincian
Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan. Rincian pesan ingin ditampilkan akan mempengaruhi desan.

D. Mencetak Pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan. Tekhnologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (What you see is what you get). Namun, mencetak dokumen diatas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar, dan rincian lainnya.

Mencetak dokumen yang belum final (Proof sheet) dengan printer dapat dilakukan menggunakan pilihan print quality yagn lebih rendah (economode) untuk menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isipesan, organisasi, penulisan, format, dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.